Jam 7 pagi, 27 Agustus 2020. Grup WhatsApp baru dibuat. Kami belum pernah bicara sebelumnya dengan Bu Mutia, koordinator Kowani Fair. Lima jam kemudian, dua desain harus sudah jadi, karena ada webinar Zoom dengan 350 peserta yang mau diajak follow Instagram acara ini.
Lima jam. Dari kenalan sampai deliver.
Begitulah proyek social media virtual event Kowani Fair 2020 dimulai.
Kowani Fair 2020, bazaar virtual pertama Kongres Wanita Indonesia di Tokopedia
Pandemi, Ibu-Ibu UMKM, dan Bazaar yang Tak Bisa Berjalan Seperti Biasa
Kongres Wanita Indonesia (Kowani) berdiri sejak 1952. Setiap tahun mereka mengadakan bazaar besar, ratusan pelaku UMKM perempuan dari seluruh Indonesia berkumpul, jualan langsung, ketemu pembeli. Format yang sudah berjalan puluhan tahun.
Tahun 2020, pandemi COVID-19 menghentikan semuanya.
Bazaar tidak bisa digelar. Tapi ibu-ibu UMKM tetap butuh penghasilan. Kowani memutuskan sesuatu yang belum pernah mereka coba sebelumnya: pindah ke Tokopedia. Bazaar online, 1 sampai 4 September 2020. Produk dari 8 kategori lebih, fashion, makanan dan minuman, herbal, sembako, produk dapur, elektronik, daur ulang, kerajinan tangan.
Slogannya: “Mitra UMKM Ibu-Ibu Bangsa”.
Masalahnya? Kowani tidak punya tim digital. Akun Instagram perlu diisi konten, desain harus siap, dan waktunya tinggal seminggu. Creativism masuk di titik itu.
Lima Jam Pertama
Pagi itu Syauqi memperkenalkan tim lewat chat: dirinya sebagai penanggungjawab, Choi untuk desain, Joe untuk perencanaan konten, dan Ihsan sebagai penulis. Bu Mutia langsung membalas:
“Maaf saya telat banget response, baru kemarin di-acc.”
, Bu Mutia, Koordinator Kowani Fair
Lalu langsung menyusul permintaan: “Saya butuh 2 desain sebelum jam 12. Karena ada Zoom Webinar kepada 350 orang dan mau ajak mereka like Instagram kami.”
Jam 10.18, Choi kirim dua desain pertama. Bu Mutia minta revisi, logo Kowani harus di atas, tambahkan info pendaftaran. Jam 11.30, desain disetujui. Tepat waktu sebelum webinar dimulai.
Kami baru kenal tiga setengah jam. Dua desain sudah live.
Konten Instagram Kowani Fair 2020, desain pertama selesai dalam hitungan jam
Delapan Kategori Produk dalam Seminggu
Setelah hari pertama itu, Bu Mutia memberi arahan yang jelas soal arah konten. Dia bilang: “Fokus upload produk peserta, tidak perlu sejarah-sejarah.” Pragmatis. Yang penting ibu-ibu UMKM-nya terlihat.
Ada konteks penting yang harus kami pahami sejak awal. Bu Mutia menjelaskan: “Audiences kami usia di atas 35 tahun, rata-rata umur 40-50-60 tahun.” Ini bukan audiens yang biasa scroll Instagram tiap hari. Desain harus jernih, teks harus cukup besar, dan pesan harus langsung sampai.
Kowani Fair juga bukan acara jualan biasa. Bu Mutia menekankan: “Ini khusus bazaar online. Biasa offline. Sekarang online.” Dan: “Murni show produk peserta UMKM Tokopedia.”
Kami menyusun konten berdasarkan 8 kategori produk. Setiap hari menjelang acara, feed Instagram diisi dengan showcase produk peserta, masing-masing kategori punya jadwal tampilnya sendiri. Fashion dan aksesoris, makanan dan minuman, herbal, sembako, produk dapur, elektronik, daur ulang, kerajinan tangan. Semua harus punya tempat.
Dalam seminggu, akun Instagram Kowani Fair berubah dari kosong menjadi katalog visual lengkap.
Malam Sebelum Pembukaan
30 Agustus malam. Kami pikir semua sudah siap. Lalu Bu Mutia mengirim pesan:
“Oh ya, saya butuh video untuk sebelum pembukaan oleh Bapak Menteri. Lagu Gebyar-Gebyar. Foto-foto produk peserta selama 15 menit.”
, Bu Mutia
Video itu fungsinya sebagai “pengganti gunting pita”, simbol pembukaan virtual Kowani Fair. Acara pembukaan esok paginya, jam 8. Tapi malam itu juga videonya harus sudah dikumpulkan ke Event Organizer.
Syauqi mengerjakan video semalaman. Keesokan paginya, preview dikirim. Bu Mutia membalas: “Bagus!” Tapi ada catatan penting soal confetti di video, warnanya harus cerah, dan jangan terlihat kekanakan. Kata Bu Mutia langsung: “Masih kayak kanak-kanak ulang tahun, sedangkan ini 50++”.
Masukan itu tepat. Audiensnya ibu-ibu 50 tahun ke atas. Confetti warna pastel dan pita-pita tidak cocok. Kami sesuaikan, warna lebih formal, nuansa lebih elegan.
Pada akhirnya ada tiga video yang kami produksi: video pembukaan potong pita virtual, video tunggu sebelum sesi Zoom dimulai, dan video showcase produk peserta. Semuanya dikirim via Google Drive karena ukurannya terlalu besar untuk WhatsApp.
Tiga video. Satu malam.
Yang Kami Kerjakan
Dalam waktu kurang dari delapan hari, lingkup kerja kami untuk Kowani Fair 2020 mencakup:
- Desain konten Instagram, showcase produk 8+ kategori UMKM, desain promosi, dan materi webinar
- Perencanaan dan penulisan konten, caption, narasi produk, penjadwalan posting harian
- Produksi video, video pembukaan resmi (pengganti gunting pita), video tunggu Zoom, video showcase produk 15 menit dengan lagu Gebyar-Gebyar
- Pengelolaan akun Instagram, dari nol konten menjadi katalog visual lengkap dalam seminggu
Tim yang terlibat: Syauqi (penanggung jawab dan produksi video), Choi (desainer), Joe (perencana konten), dan Ihsan (penulis). Empat orang untuk satu acara virtual berskala nasional.
Testimoni Bu Mutia
Di tengah semua deadline ketat itu, ada satu momen yang kami ingat. Bu Mutia sempat minta revisi confetti dan kami selesaikan dalam hitungan jam. Responsnya singkat tapi jelas, dia percaya kami bisa handle tekanan ini.
Bu Mutia, koordinator Kowani Fair yang mempercayakan pengelolaan digital event ke Creativism
Proyek ini membuktikan satu hal: kecepatan bukan soal kerja asal-asalan. Kecepatan yang benar itu lahir dari tim yang sudah tahu perannya masing-masing dan klien yang komunikasinya jelas. Bu Mutia tahu persis apa yang dia mau. Kami tinggal eksekusi.
Pertanyaan Seputar Proyek Kowani Fair 2020
Apa itu Kowani Fair?
Kowani Fair adalah bazaar tahunan yang diselenggarakan Kongres Wanita Indonesia (Kowani), organisasi perempuan yang berdiri sejak 1952. Biasanya digelar offline dengan ratusan pelaku UMKM perempuan. Tahun 2020, karena pandemi COVID-19, acara ini pertama kali digelar secara virtual melalui Tokopedia pada 1-4 September 2020.
Apa peran Creativism dalam Kowani Fair 2020?
Creativism menangani pengelolaan media sosial (Instagram), produksi desain konten, penulisan caption, dan produksi tiga video untuk pembukaan resmi acara. Semua dikerjakan dalam waktu kurang dari delapan hari oleh tim empat orang.
Berapa lama waktu pengerjaan proyek ini?
Kurang dari delapan hari, dari perkenalan pertama di grup WhatsApp tanggal 27 Agustus 2020 hingga acara berlangsung pada 1-4 September 2020. Desain pertama bahkan selesai hanya dalam tiga setengah jam setelah grup dibuat.
Kategori produk apa saja yang ditampilkan di Kowani Fair 2020?
Ada lebih dari 8 kategori: fashion dan aksesoris, makanan dan minuman, herbal, sembako, produk dapur, elektronik, daur ulang, dan kerajinan tangan. Semua produk berasal dari pelaku UMKM perempuan yang menjadi peserta Kowani Fair.
Siapa target audiens Kowani Fair 2020?
Menurut koordinator acara, audiens Kowani Fair mayoritas perempuan berusia 35 tahun ke atas, dengan rata-rata usia 40-60 tahun. Ini mempengaruhi pendekatan desain dan komunikasi, semuanya harus jelas, mudah dibaca, dan langsung ke inti pesan.
Bagaimana video pembukaan virtual Kowani Fair dibuat?
Video pembukaan berfungsi sebagai pengganti gunting pita secara virtual. Permintaan datang mendadak pada malam sebelum acara, dan dikerjakan semalaman. Video berdurasi 15 menit berisi showcase produk peserta dengan lagu Gebyar-Gebyar sebagai latar musik, sesuai permintaan klien.
Apakah Creativism bisa menangani proyek dengan deadline sangat ketat?
Proyek Kowani Fair 2020 adalah buktinya. Dari perkenalan hingga eksekusi penuh hanya butuh delapan hari, termasuk desain yang selesai dalam hitungan jam dan video yang dikerjakan dalam satu malam. Kunci utamanya adalah komunikasi yang jelas dari klien dan tim yang sudah paham pembagian tugasnya. Jika Anda punya proyek mendesak, hubungi kami.
Kesimpulan
Kowani Fair 2020 bukan proyek yang sempurna dari sisi perencanaan. Waktunya mepet, permintaan bisa berubah tengah malam, dan revisi datang di detik-detik terakhir. Tapi justru di situlah kualitas kerja tim diuji.
Kami mengubah akun Instagram kosong menjadi katalog virtual lengkap dalam seminggu. Kami produksi tiga video dalam satu malam. Kami deliver desain pertama tiga setengah jam setelah kenalan.
Kalau Anda sedang mempersiapkan event virtual, bazaar online, atau acara apapun yang butuh kehadiran digital cepat dan profesional, kami sudah pernah melakukannya dalam kondisi paling mendesak. Bayangkan apa yang bisa kami lakukan dengan waktu yang lebih longgar.
