Manfaat SOP dalam Bisnis & Cara Membuatnya..

Manfaat SOP dalam Bisnis – Ketika memutuskan untuk menjalankan suatu bisnis, pebisnis sering kali berpikir, tentang cara apa yang akan digunakan. Mulai dari menentukan strategi marketing untuk dijalankan, membeli tools optimasi bisnis yang biayanya tidak murah, rekrut karyawan baru, dan lain-lain. Tetapi banyak dari pebisnis tersebut kemudian menghilang bak ditelan bumi, karena pelaksanaan bisnis yang tidak teratur.

Ada banyak sebab mengapa bisnis seperti ini. Dan salah satunya adalah tidak adanya SOP yang jelas.

Ya, banyak pebisnis terlalu terpaku untuk mencari strategi marketing terbaik, sehingga melupakan konsep dasar dari jalannya bisnis, yakni keteraturan. SOP bermanfaat untuk memberikan Anda keteraturan tersebut, dan memastikan bahwa staf bisnis Anda berjalan lebih mandiri. Lebih disiplin dan juga bertanggung jawab.

Lalu apa itu SOP dalam bisnis, apa saja manfaat lainnya, dan bagaimana cara membuatnya?. Baca artikel ini sampai habis.

Apa itu SOP dalam Bisnis?

SOP adalah kependekkan dari kata Standar Operasional Prosedur. SOP dapat diartikan dengan mudah sebagai prosedur standar yang harus dijalankan agar karyawan dapat bekerja dengan baik.

Output-nya bisnis dapat terus berjalan dan berkembang lebih pesat. SOP di dalam bisnis sendiri, tidak hanya terkait soal kinerja karyawan, tapi juga SOP perizinan, SOP pindah tugas, SOP jika terjadi bencana dan lain-lain. Untuk memberikan kita lebih banyak insights tentang apa itu SOP, MinTiv akan memberikan 4 keterangan dari ahli.

4 ahli tersebut adalah Sailendra, Moekijat, Tjipto Atmoko dan juga Insani. Apa saja pengertian SOP menurut mereka masing-masing?, berikut penjelasannya;

1. Sailendra (2015:11)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

2. Moekijat (2008)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

3. Tjipto Atmoko (2011)

(SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

4. Insani (2010:1)

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Keterangan-keterangan dari para ahli di atas, pastinya sudah memberikan kita definisi beragam tentang apa itu SOP.

Manfaat SOP dalam Bisnis

Secara umum, kita bisa mengerti bahwa adanya SOP akan membantu jalannya bisnis lebih teratur. Tapi MinTiv akan menjelaskannya lebih detail. Melalui penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP adalah;

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Bila dirunut ke dalam bisnis, maka kita akan mendapatkan SOP ke dalam 3 manfaat, yakni

1. Meningkatkan Branding Bisnis

Yang pertama, SOP mampu meningkatkan branding bisnis. Ya, sistem kerja yang jelas dan juga terbuka tentunya dapat menjadi ciri khas suatu bisnis. Terlebih jika sistem kerja tersebut menyesuaikan customer base. Customer pastinya akan berbondong-bondong memberikan feedback positif kepada bisnis Anda.

Salah satunya adalah dengan menulis review yang baik di profile website bisnis Anda, di Google My Business.

2. Memudahkan Karyawan untuk Adaptasi

Manfaat yang kedua adalah memudahkan karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi. Hal ini penting agar karyawan baru tidak merasa linglung, bingung ingin mengerjakan apa, dan pada akhirnya tidak dapat mengeluarkan potensi terbaiknya. Adanya SOP tentunya akan membantu karyawan tersebut beradaptasi lebih cepat.

Ketika SOP tersebut sudah dijalankan dengan baik, Anda sebagai pebisnis bisa saja membuat sedikit penambahan SOP baru. Yang tentunya SOP baru tersebut sudah bisa langsung diikuti oleh karyawan dikarenakan daya adaptasi cepatnya yang sudah terasa.

3. Karyawan Lebih Disiplin

Yaps, inilah manfaat berikutnya. Karyawan akan sangat bertanggung jawab dengan apa yang sudah diberikan padanya. Tidak hanya menjalankan sesuatu sebagai kewajiban, SOP juga akan membangun pikiran langsung untuk karyawan tersebut melakukan hal yang lebih.

4. Mempermudah Anda Mencapai Target

SOP, mempermudah Anda untuk menuliskan tahap-tahap pekerjaan. Yang tahap-tahap pekerjaan itu, apabila dilakukan dengan intensitas dan kualitas yang memadai, akan memandu Anda pada target. Baca artikel MinTiv tentang KPI, karena secara tidak langsung manfaat ini berkaitan dengan Key Performance Indicators.

Baca Juga: Apa itu Key Performance Indicators? 

5. Meminimalkan Kesalahan Fatal

Terakhir adalah meminimalkan kesalahan fatal. Adanya SOP tentunya akan mengarahkan karyawan untuk lebih mudah lakukan pekerjaan. Kesalahan fatal yang terjadi tentunya akan sangat jarang terjadi.

Cara Membuat SOP dengan Mudah

Penjelasan yang terakhir, cara membuat SOP dengan mudah. Ada banyak yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP. 7 di antaranya adalah;

1. Mudah dipahami dan jelas.
2. Berorientasi pada efektivitas dan efisiensi.
3. Selaras dengan visi misi bisnis.
4. SOP dapat bersifat dinamis menyesuaikan perkembangan bisnis.
5. SOP dapat digunakan sebagai bahan pengukuran keberhasilan bisnis.
6. Terbuka, dan setiap pihak harus mengetahuinya.
7. Berlandaskan pada hukum yang berlaku. Adanya hukuman dan reward bagi mereka yang mengabaikan atau menjalankan SOP dengan baik.

Inilah penjelasan MinTiv mengenai SOP. Apabila Anda membutuhkan partner bisnis untuk membangun SOP yang jelas, hubungi Creativism.id.

Creativism menyediakan layanan Digital Marketing untuk perorangan, UMKM, UKM, hingga perusahaan besar yang mencari partner untuk menghandle social media, website, SEO, dan menyediakan seluruh kebutuhan promosi hingga IT Solution untuk bisnis Anda. Hubungi mereka di nomor 6281 22222 7920.